Datas Fixas de Entrega: Sete Dicas do Kanban

O Tabu das Datas de Entrega em Ambientes Ágeis

Um dos maiores tabus nos ambientes ágeis é a questão das datas de entrega. Quem trabalha há muito tempo nesses contextos já sabe o que costuma acontecer.

Basta que o gerente saia da sala para que comece a sessão de reclamações dos times:

“Aqui é assim: não somos muito evoluídos, e os gerentes fazem questão de colocar datas de entrega em cada tarefa.”

Esse tabu ocorre porque, muitas vezes, os princípios aplicados nesses ambientes partem de idealizações, muitas vezes com modelos gerados em ambientes acadêmicos e com pouco contato com a realidade das empresas.

Nesse ponto, uma das coisas que eu mais aprecio no #método #kanban é que ele NÃO nasceu de uma prancheta. O Kanban é "no judgment". Ele carrega aquela frase que todo bom filme deve ter: "baseado em fatos reais".

No mundo em que vivemos, há datas fixas, datas parede, deadlines e due dates. Também há o time da alta gestão com expectativas de entrega e a perda de competitividade caso algo não seja entregue no prazo estabelecido (custo de oportunidade).

Mas, apesar de ser agnóstico ao método de entrega adotado, o Kanban não se furta de fazer uma análise crítica do uso das “datas fixas” e propor boas recomendações de como as empresas maduras devem usá-las.

Nesse intuito, resumi neste artigo sete tópicos interessantes sobre “como o Kanban enxerga datas fixas de entrega”:

1) Datas Fixas São para Coisas Fora do Nosso Controle

Devemos considerar que somente as datas que estão fora do nosso controle devem ser fixas. Por exemplo, se você tem uma entrega que impacta a abertura dos Jogos Olímpicos, esse é o momento de definir uma data fixa. Ou, se você precisa desenvolver um relatório legal para evitar multas à empresa.

2) Gerentes Não Devem Usar Datas Fixas como Artifício de Coordenação

Outro ponto é que os gerentes não devem usar datas fixas para coordenar as pessoas. Empresas com baixa maturidade criam datas fixas para suprir a falta de confiança nas entregas. Quem já teve a experiência de desenhar um sistema Kanban sabe que isso ocorre com frequência. É comum encontrar gestores que insistem em colocar datas em todas as atividades do time: “Coloque uma data em tudo para garantir a entrega.”

3) Empresas Maduras Gerenciam Riscos com Lead Time e Classes de Serviços

O Kanban Maturity Model entende que empresas de alta maturidade tratam seus riscos de entrega de maneira mais sofisticada. Elas melhoram seus Lead Times, utilizam a Lei de Little, e encurtam as caudas longas. As datas fixas são substituídas por DDD (Desirable Delivery Date). A confiança entre as pessoas também é elevada.

Para maturidades mais avançadas, a Kanban University disponibiliza uma ferramenta chamada Triage Tables que ajuda a combinar custos de oportunidade com classes de serviços para gerenciar melhor os riscos.

4) Datas Fixas Ajudam a Evitar a Procrastinação na Geração de Ideias

Por outro lado, há contextos em que é benéfico usar datas fixas, como em ambientes de criação. Elas ajudam a evitar comportamentos de procrastinação e facilitam a geração de ideias para o desenvolvimento (Kanbans de Upstream). Nesses contextos, seu uso é recomendado para criar disciplina de maneira positiva.

5) Ênfase na Gestão do Trabalho e Não do Tempo

A gestão dos séculos 18 e 19 está enraizada na gestão do tempo. Já o Kanban enfatiza a gestão do trabalho. Ao dar grande importância à forma como o trabalho é feito, cria-se um senso de propósito e o engajamento das pessoas aumenta. Não é necessário ter um prazo para exercer pressão e garantir a entrega.

6) Limitar o WIP para Ganhar Foco e "Ainda Mais" Propósito

Em vez de usar datas fixas, o Kanban prefere limitar o trabalho em progresso (WIP) para ajudar as pessoas a ganhar foco. Acredite, as pessoas irão parar de começar e começarão a terminar as coisas. O engajamento aumentará, assim como a felicidade no trabalho, com impactos positivos no desempenho financeiro.