Um dos maiores tabus nos ambientes “ágeis” é a questão das datas de entrega.
Quem trabalha há muito tempo nesses contextos já sabe o que vai acontecer. Basta aquele gerente sair da sala para começar a sessão de reclamações:
“Aqui é assim , não somos muito evoluídos. Os gerentes fazem questão de colocar datas em cada tarefa.”
O tabu acontece porque, em muitos casos, os princípios aplicados nesses ambientes partem de idealizações , modelos gerados em ambiente acadêmico, com pouco contato com a realidade das empresas.
Nesse ponto, uma das coisas que mais gosto do Método Kanban é que ele não nasceu de uma prancheta. O Kanban é “no judgment”. Ele carrega a legenda que todo bom filme deve ter: baseado em fatos reais.
E no mundo em que vivemos existem datas fixas, deadlines, due dates e times de alta gestão com expectativas de entrega. Existe também perda de competitividade quando algo não é entregue no tempo certo , o famoso custo de oportunidade.
Embora seja agnóstico ao método de entregas adotado, o Kanban não se furta de fazer uma análise crítica do uso das “datas fixas” e propor boas recomendações de como empresas maduras devem tratá-las.
A seguir, sete tópicos sobre como o Kanban enxerga as datas fixas de entrega.
1. Datas fixas são para coisas fora do nosso controle
Apenas as datas que estão fora do nosso controle devem ser fixas.
Se você tem uma entrega que impacta a abertura dos Jogos Olímpicos , essa é a hora de colocar uma data fixa. Se você precisa desenvolver aquele relatório legal para evitar que a empresa tome uma multa , idem. São eventos externos, imutáveis, que justificam o tratamento especial.
2. Gerentes não devem usar datas fixas como artifício de coordenação
Gerentes não devem usar datas para coordenar pessoas. Empresas com baixa maturidade criam datas fixas para suprir a falta de confiança nas entregas.
Quem já teve a experiência de desenhar um sistema Kanban sabe que isso ocorre com muita frequência. É muito comum encontrar gestores que fazem questão de colocar datas em todas as atividades do time:
“Coloca uma data em tudo, para garantir a entrega.”
Esse comportamento revela um problema de confiança , não de gestão de prazo.
3. Empresas maduras gerenciam riscos com Lead Time e Classes de Serviço
O Kanban Maturity Model entende que empresas de alta maturidade tratam seus riscos de entrega de maneira mais sofisticada. Elas melhoram seus Lead Times, aplicam a Lei de Little e encurtam as caudas longas. As datas fixas são substituídas pelo conceito de DDD , Desirable Delivery Date.
A confiança entre as pessoas também é alta , o que torna dispensável o uso de datas como mecanismo de controle.
Para maturidades mais avançadas, a Kanban University disponibiliza uma ferramenta chamada Triage Tables, que ajuda a combinar custos de oportunidade com Classes de Serviço adequadas para tratar melhor os riscos de entrega.
4. Datas fixas ajudam a evitar a procrastinação na geração de ideias
Por outro lado, há um contexto em que o uso de datas fixas é benéfico: nos ambientes de criação.
Elas ajudam a evitar comportamentos de procrastinação e facilitam a geração de ideias para o desenvolvimento , os chamados Kanbans de Upstream. Nesses contextos, o uso de datas fixas é recomendável para criar disciplina de maneira positiva, sem tolher a criatividade.
5. Ênfase na gestão do trabalho, não do tempo
A gestão dos séculos XVIII ao XX está enraizada na gestão do tempo. O Kanban, por sua vez, enfatiza a gestão do trabalho.
Ao dar grande importância a como o trabalho está sendo feito, cria-se senso de propósito. Com isso, o engajamento das pessoas aumenta naturalmente , sem precisar de um prazo como mecanismo de pressão.
6. Limitar o WIP para ganhar foco — e propósito
Em vez de datas fixas, o Kanban prefere a prática de limitar o trabalho em progresso (WIP) para ajudar as pessoas a ganharem foco.
E acredite: as pessoas vão parar de começar e começarão a terminar. O engajamento aumenta, a felicidade no trabalho melhora , e os impactos positivos no desempenho financeiro surgem como consequência.
7. Somos adultos e profissionais
O Kanban acredita que as pessoas dentro de um contexto de negócios merecem respeito. Sem idealizações. Sem o uso de datas fixas como babás.
Heróínas ou Vilãs?
A resposta honesta é: depende do contexto.
Datas fixas são vilãs quando usadas como substituto da confiança e da gestão de fluxo. São heroínas quando refletem restrições reais do mundo externo ou quando criam a disciplina necessária em ambientes criativos.
O Kanban não demoniza as datas , ele as coloca no lugar certo.
Referência: Deadlines in Kanban: do they exist?